Loi sur la protection des données personnelles du Québec (Loi 25)
Préambule
politique») s'applique au site Internet de (insérer nom de l'étude) ainsi qu’à l'ensemble des
informations confidentielles recueillies par notre étude, conformément à la Loi sur la protection des
renseignements personnels dans le secteur privé, de même qu'à toute autre loi où tout autre
règlement applicable.
Dans la présente politique, les termes «nous», «notre» et «nos» désignent CHANTALE CAYER,
NOTAIRE, de même que son siège social.
Par la présente politique CHANTALE CAYER, NOTAIRE, a voulu décrire ses pratiques en matière de
traitement des renseignements personnels, dont leur cueillette, leur utilisation, leur divulgation et
leur conservation, par l'entremise de notre site Internet ou par différents moyens de
communication (téléphone, Internet, télécopieur ou autres).
CHANTALE CAYER, NOTAIRE, recueillent, utilisent, divulguent et conservent différents
renseignements personnels, conformément au Code civil du Québec et à la Loi sur la protection des
renseignements personnels dans le secteur privé, tout en ayant à cœur la confidentialité desdits
renseignements.
Notre engagement
notaires, le personnel de soutien et les clients.
Notre étude offre des services juridiques, alors que nos clients nous confient des renseignements
personnels hautement confidentiels.
Il'est primordial pour nous de maintenir cette confiance et de confirmer notre détermination à
préserver la sécurité des renseignements personnels partagés dans le cadre de notre relation
d'affaires.
Qu'est-ce qu'un renseignement
personnel ?
de l'identifier, lesquels sont confidentiels, notamment, mais non limitativement, la date de
naissance, le numéro d'assurance sociale et le numéro de permis de conduire. Hormis les cas
d’exceptions, ils ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée.
Engagement de CHANTALE CAYER, NOTAIRE, à l'égard de la confidentialité
CHANTALE CAYER, NOTAIRE prend tous les moyens nécessaires pour préserver la confidentialité des
renseignements personnels qu'elle a en sa possession.
En consultant ou en utilisant notre site Internet et en communiquant avec nous, vous consentez à
ce que vos renseignements personnels soient recueillis, utilisés, divulgués et conservés
conformément à la présente politique.
Renseignements personnels recueillis
divers contextes, tels que la gestion des dossiers, les prestations de services, les rencontres
professionnelles, les candidatures, les visites dans ses locaux, ainsi que lors de l’utilisation de son
site Internet.
Les renseignements personnels proviennent des informations que vous fournissez via des
formulaires et/ou des demandes de renseignements émanant de l'étude CHANTALE CAYER,
NOTAIRE, ou encore de renseignements collectés via des documents, que ce soit sous forme
électronique ou papier.
L'étude CHANTALE CAYER, NOTAIRE collecte uniquement les renseignements nécessaires à ses
activités et met en place des mesures de protection dès la réception de ces renseignements. De
plus, elle ne recueille que les informations pertinentes, appropriées et limitées aux fins pour
lesquelles elles sont traitées.
Plus particulièrement, nous recueillons que les informations nécessaires pour exécuter les tâches
pour lesquelles nous sommes engagées en matière de prestation de services juridiques.
Ces informations sont régulièrement mises à jour lors des rencontres avec nos notaires où le
personnel de l'étude qui nous fournissent les informations à actualiser, le cas échéant.
Les renseignements personnels qui concernent des individus spécifiques sont confidentiels. En
général, elles ne peuvent être partagées sans le consentement de la personne en question.
Ces renseignements peuvent inclure, entre autres :
- Nom;
- Date de naissance / date de décès;
- Numéro d'assurance sociale;
- Adresse de domicile;
- Numéros de téléphone et de télécopieur;
- Adresses électroniques;
- Situation familiale;
- Revenu / dépenses;
- Nom de l'avocat;
- Nom du conseiller bancaire;
- Nom du conseiller financier;
- Coordonnées de l'institution bancaire;
- Données médicales.
Afin de créer, d'obtenir et de mettre à jour les dossiers, nos clients doivent signer un formulaire de
consentement qui sera ensuite ajouté à leur dossier.
Collecte des renseignements personnels
e Sous forme papier, dans les locaux de l'étude ou de ses filiales;
+ Sous forme numérique, stockées sur les serveurs de l'étude, présents dans nos locaux ou
chez notre hébergeur d'infrastructure;
+ Sous forme numérique dans les serveurs du logiciel Para-Maître utilisé par notre étude
dans le cadre de nos activités professionnelles liées aux services que vous sollicitez.
Objectifs du traitement des renseignements personnels
légitimes. En fonction du contexte, ces renseignements pourront être exploités pour les raisons
suivantes :
- Traitement de dossiers;
- Répondre à des enquêtes de satisfaction et
réaliser des analyses statistiques pour améliorer
les services et mieux connaître les clients; - Traiter les candidatures pour des postes;
- Répondre à des obligations légales ou réglementaires.
dans un but spécifique.
Protection des renseignements personnels
CHANTALE CAYER, NOTAIRE ainsi que les personnes dûment autorisées par cette dernière, peuvent
y accéder. Ces renseignements peuvent éventuellement être transmis aux organes de contrôle ou
d'inspection conformément à la législation ou à la réglementation applicable, ainsi qu'à des tiers
autorisés.
En tant que notaires et employés de CHANTALE CAYER, NOTAIRE, nous sommes autorisés à accéder
aux renseignements personnels, et il est primordial que nous saisissions pleinement l'importance
de la préservation et de la protection de la confidentialité de ces renseignements. Nos formations
nous inculquent clairement la nécessité de n'utiliser ces renseignements que dans le cadre des
objectifs spécifiques prévus. D'ailleurs, dès leur entrée en service, les employés qui ne sont pas
soumis au secret professionnel devront signer un accord de confidentialité.
L'étude CHANTALE CAYER, NOTAIRE prend toutes les mesures nécessaires pour protéger et
sécuriser les renseignements personnels, afin de préserver leur confidentialité et d'éviter toute
altération, destruction ou divulgation non autorisée à des tiers.
Ces mesures sont mises en place durant la période nécessaire aux fins poursuivies conformément
à la législation ou à la réglementation applicable. Cependant, il n'existe pas de transmission ou de
stockage de renseignements totalement sécurisé. Par conséquent, une garantie absolue de la
sécurité des renseignements transmis ou stockés ne peut être fournie.
Collecte des renseignements personnels via notre site Internet
a) La collecte automatique
avec notre site Internet, nos courriels, nos médias sociaux ou tout autre outil de marketing en ligne.
Nous pourrions, par exemple, connaître :
- Le type de navigateur Internet ou de système d'exploitation que vous utilisez;
- Votre adresse IP;
- Les pages que vous visitez;
- La date et l'heure auxquelles vous accédez à ces pages;
- Le nom de domaine du site Web que vous venez de quitter.
pas de vous identifier.
b) Utilisation de témoins (cookies)
données sur votre ordinateur sous la forme de «témoins» (cookies) ou d'autres technologies de
pistage ou de traçage.
Les témoins sont des éléments d’information conservés sur votre ordinateur qui nous permettent
de le reconnaître chaque fois que vous visitez notre site Internet. Nous pouvons aussi utiliser les
témoins pour transmettre du contenu ou enregistrer des données (pour vous éviter d’avoir à
retaper votre mot de passe, par exemple). Si vous le souhaitez, vous pouvez désactiver les témoins
en modifiant les paramètres de votre navigateur Internet. Ce réglage pourrait toutefois vous
empêcher d'utiliser pleinement l'ensemble ou certaines des fonctionnalités de notre site Internet.
Ces témoins ne permettent pas de recueillir des renseignements personnels à votre sujet.
c) Renseignements fournis par l’utilisateur
des renseignements personnels, notamment, à l'aide d’un formulaire transmissible en ligne ou par
un autre moyen, par exemple :
- Vos renseignements d'identité (nom ou prénom);
- Vos coordonnées (adresse, courriel, numéro de téléphone, etc.);
- Vos renseignements relatifs à votre
activité professionnelle (poste, fonction, etc.) que nous
pouvons utiliser pour répondre à votre requête, gérer votre profil d'étude sur notre site
Internet ou pour traiter toutes autres demandes d'informations, s'il y a lieu;
postulez sur un poste auprès de notre étude. Dans ce cas, nous vous demanderons uniquement les
renseignements nécessaires au traitement de votre candidature, par exemple, vos coordonnées et
votre curriculum vitae). Nous conserverons alors vos renseignements conformément aux politiques
applicables à nos employés. Uniquement les personnes autorisées au sein de notre étude ont accès
à ces renseignements.
Nous ne collectons pas de renseignements personnels ou confidentiels auprès de personnes âgées
de moins de 14 ans, sans le consentement exprès d’un parent ou d’un tuteur.
d) Médias sociaux
sécurité informatique, il se peut que nous vous invitions à échanger avec nous par l'entremise de
sites Internet, de Facebook, de modules d'extension et d'applications de réseautage social exploités
par des tiers. Sur ces plateformes, vous pouvez nous donner accès à des renseignements liés à votre
compte de médias sociaux. Nous pouvons utiliser ces renseignements pour valider et personnaliser
votre profil sur notre site Internet.
Liens externes
noter que la présente politique ne concerne que les renseignements personnels collectés et utilisés
sur notre site Internet ou par le biais de celui-ci. Nous déclinons toute responsabilité quant au
contenu ou aux activités des autres sites Internet accessibles via les liens que nous fournissons,
ainsi qu'en ce qui concerne les pratiques de confidentialité des tiers.
Nous vous recommandons vivement de lire la politique de confidentialité de ces tiers avant de
leur communiquer des renseignements personnels. Toutefois, nous attachons une grande
importance à l'intégrité de notre site Internet et nous sommes ouverts à vos commentaires sur
les sites externes qui y sont liés.
Conservation et destruction des renseignements personnels
conformément à nos obligations légales, suite de quoi, ceux-ci sont détruits ou encore anonymisés,
mais uniquement à des fins sérieuses et légitimes.
Où conservons-nous vos renseignements
personnels?
Possibilités relatives à la protection des renseignements personnels
de nos procédures associées en accédant à notre page sur notre site Internet à l'adresse
suivante www.notairecayer.com.
En adressant une demande écrite à notre étude située au 2462, Chemin Sainte-Marie, en la ville de
Mascouche, province de Québec, J7K 1M5, ou en envoyant un courriel à notre responsable de la
protection des renseignements personnels, Me Chantale Cayer, notaire au
chancayer@notarius.net, vous pouvez accéder à vos informations. Nous nous engageons à
répondre à vos demandes dans les délais les plus brefs, et au plus tard dans les 30 jours suivants la
réception de votre demande.
À tout moment, nos clients ont la possibilité de révoquer leur consentement en communiquant
avec notre responsable de la protection des renseignements personnels. Toutefois, il leur sera
expliqué que le fait de ne pas fournir les informations nécessaires pourrait entraver notre capacité
à exécuter les tâches pour lesquelles nos services sont sollicités.
Modification de la présente politique
informerons des changements en indiquant la date de la dernière mise à jour au début de la
présente politique. Vous êtes responsables de visiter notre site Internet afin d'y vérifier les
changements.
Nous vous recommandons vivement de lire la présente politique afin de bien comprendre comment
vos renseignements seront utilisés. Toute modification de la présente politique s'appliquera aux
renseignements personnels collectés avant la date d'entrée en vigueur de la version modifiée, ainsi
qu'à ceux collectés à cette date ou ultérieurement.
Violation de la protection des renseignements personnels
réviserons la présente politique et y apporterons les modifications nécessaires. Au besoin, la ou les
personnes touchées et notre assureur seront avisés.
Dans le cas où vous souhaitiez exprimer des préoccupations concernant nos procédures de
protection des renseignements personnels ou signaler une violation de la présente politique, vous
avez la possibilité de déposer une plainte par écrit auprès de notre responsable de la protection
des renseignements personnels. Ce dernier entrera en contact avec vous pour obtenir tous les
détails pertinents.
Ensuite, notre responsable de la protection des renseignements personnels analysera les
circonstances à l'origine de la plainte et déterminera si des ajustements doivent être apportés aux
dispositions actuelles de la présente politique.
Droit d'accès ou de rectification
avoir accès à vos renseignements personnels ou encore demander de faire rectifier ceux-ci, vous
pouvez nous écrire à l'adresse suivante : 2462, Chemin Sainte-Marie, Mascouche, Québec,
J7K 1M5, à l'attention du responsable de la protection des renseignements personnels.
Questions ou commentaires et plaintes
politique ou son application, veuillez nous écrire à l'adresse suivante : 2462, Chemin Sainte-Marie,
Mascouche, Québec, J7K 1M5, à l'attention du responsable de la protection des renseignements
personnels.
Nous nous engageons à vous répondre dans les meilleurs délais afin de vous informer des mesures
prises ou prévues en réponse à vos questions ou à vos commentaires.
Si vous souhaitez déposer une plainte, vous pouvez contacter la Commission d'accès à l'information
du Québec en cliquant sur le lien suivant : https://www.cai.gouv.qc.ca/a-propos/nous-joindre/
Nous vous invitons toutefois à contacter d’abord la responsable de la protection de la confidentialité
des renseignements personnels de notre étude.
Loi
sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé
renseignements personnels qu'une entreprise recueille, détient, utilise ou communique à des tiers,
peu importe le support ou encore la forme sous laquelle les renseignements personnels sont
détenus.
Responsable de la confidentialité des renseignements
personnels :
Fonction : Notaire
Téléphone : (450) 474-1937
Adresse courriel : chancayer@notarius.net